Eén team, één doel

Lees hier de gastblog van onze IT-expert Wim. Wim is onderdeel van ons IT-expert netwerk en een senior IT-manager. Benieuwd naar ons IT-expert netwerk? Klik dan hier!

De zon

De zon, die mooie warme ronde bol die we niet veel te zien krijgen in Nederland, en waar ik niet genoeg van kan krijgen. Ik ben zo’n Nederlander die voor een vakantie in de auto stapt en richting Zuid-Europa rijdt om daar van de overvloed aan zonneschijn en warmte te genieten. Herkenbaar toch?!

Onderweg

Op de route die ik met mijn gezin neem komen we de nodig pieken en dalen tegen. We rijden een stuk over een vlakke weg en plotseling zien we daar een aankondiging: er zit een stevige daling aan te komen…. Zo’n driehoekig bordje met duidelijk percentage: -5% …-10%… De weg zal stevig gaan dalen dus zet je schrap, bereid je voor… De weg ontvouwt zich langzaam en alles waar we ons op voorbereid hebben moeten we uitvoeren. Pompend remmen, baan verschuiven, goed in de spiegels kijken, afstand houden, zorgen dat de remmen niet oververhit raken, maar ook niet te hard rijden. En dan óók nog goed opletten dat we niet toevallig een afslag missen, niet mis dus.

Na een paar honderd meter zitten we in het dal, we hebben het gehaald! Remmen werken nog en er komt geen rook uit de motor. En dan.., de weg strekt of kronkelt zich voor ons uit en gaat weer met een stevig percentage omhoog. Met de hele familie in de auto moeten we extra gas bijgeven om de snelheid te halen. Zo nodig schakelen we even terug om momentum te houden. Langzame vrachtwagens of auto’s halen we in, of we worden ingehaald door de wat snellere auto’s uit een duurder segment. Gelukkig zijn we thuis vertrokken met een goed onderhouden en moderne auto. Hebben we voldoende benzine getankt en de onderlinge taakverdeling is duidelijk. Mijn vrouw en ik rijden afwisselend, onze dochter navigeert en houdt de route in de gaten en onze zoon heeft weer andere taken. Uiteindelijk komen we aan op onze bestemming door goed samen te werken.

Operatie

Ieder die dit leest zal snappen dat dit een analogie is voor hoe een onderneming kan werken. De missie, visie, strategie en doelen zijn belangrijk. Tegelijkertijd moet de operatie gereed zijn om dit te kunnen waarmaken zodat de organisatie een veilige reis heeft. Het is een team effort. Zonder missie, visie of strategie is een operatie in uitvoering (potentieel) inefficiënt en doelloos. Mijn ervaring is dat erbij veel organisaties een disbalans is tussen het hebben van een goede visie, missie en bijbehorende IT-strategie, t.o.v. operationele uitvoering daarvan. Ze hebben elkaar zo hard nodig maar de samenwerking en afstemming is helaas ook regelmatig afwezig of onduidelijk. Uiteraard is er een goede navigator nodig maar het onderhoudsteam in net zo belangrijk.

Een lichaam

Het mooie is dat wanneer de hele organisatie inziet dat elk onderdeel belangrijk is voor het succesvolle slagen van de totale organisatie, er snel resultaten behaald kunnen worden. Het is een aloud principe dat vele delen een lichaam maken en dat de verschillende delen verschillende taken hebben en ook niet zonder elkaar kunnen. Zonder benen geen vooruitgang, zonder ogen geen richting en zonder grote teen geen balans. Uiteraard wil ik niet zeggen dat een half functionerend deel het lichaam blokkeert, maar vertragen kan het uiteraard wel. Het mooie van een lichaam is ook dat sommige onderdelen de ontbrekende of half functionerende onderdelen kunnen compenseren

Hoe dan?

Vanuit ervaring heb ik meegemaakt dat de IT-operatie bijna “smeekte” om een (interne) klant met een visie en het tonen van eigenaarschap op processen binnen verschillende vakgebieden. Er werd mondjesmaat ontwikkeld door gebrek aan mandaat. Of was er veel rework omdat verschillende stakeholders niet op een lijn zaten en de beheerders waren veel tijd kwijt met lobbyen. De meerwaarde van functionaliteiten werd verschillende beoordeeld, de organisatie te druk was en als er dan iets moest gebeuren dan was IT met andere zaken bezig. Er was dus geen team om het specifieke vakgebied verder te helpen. Het grote speerpunt voor mij binnen deze organisatie was het meenemen van de klant om te komen proces ontwerpen, visie en eigenaarschap. Relaties leggen met de juiste stakeholders, verwachtingen creëren en de noodzaak tot samenwerking benadrukken, er moest dus afdeling overstijgend team geformeerd worden.

Onlangs konden wij de eerste vruchten plukken; de specificaties en ontwerpen waren keurig aangeleverd en besproken, de techneuten hadden de gewenste skills, gebruikers waren getraind en met uitvoerige tests is het project ruim op tijd en binnen budget afgerond, zodat de gebruiker kreeg wat zij wilde. Het doel was behaald en dat door samen te werken! Is alles vlekkeloos gegaan? Nee, uiteraard zijn er zaken te verbeteren maar het is wel als team gegaan. Het team helpt elkaar om sterker te worden, de rollen te (h)erkennen, respect te tonen, planning te maken en respecteren om uiteindelijk te komen tot het doel op de gekozen route.

Identity & Access Management

Andersom heb ik het ook meegemaakt. Een uit nood geboren vervroegde inzet van een techniek (Identity & Access Management) waarbij de gebruikersorganisatie niet meegenomen was en ook geen idee had was ze er mee “aan moest”. Wat hier ontbrak was een user adoption strategie om te komen tot het doel. Er ontbrak dus een projectonderdeel met specifieke verantwoordelijkheid in het team. In dit geval was het doel organisatie breed en voor dit type organisatie heftig qua impact op de dagelijkse werkzaamheden. Technisch zat alles goed in elkaar maar omdat de gebruiker (in brede zin) niet goed was meegenomen was de user adoption op een laag niveau, keuzes waren niet in beleid opgenomen en rollen waren niet goed belegd.

Het implementatie team was dus te technisch van aard, er was niemand die verantwoordelijk was voor de borging in de organisatie. Om dit op te lossen is uiteindelijk gekozen voor extra onderwijs, uitleggen en beleggen van rollen, technische aanpassingen en inzet van een extra tool om incidentele rechten toe te kennen. Resultaat: acceptatie is vergroot, processen zijn duidelijk, vervolg strategie is in ontwikkeling om te zorgen dat de organisatie klaar voor de volgende stap: overgang naar SAAS en aansluiting van meerdere systemen. Ook hier is de les: zorg voor een totaal team met alle verantwoordelijkheden om zo’n groot project uit te rollen, los nog van alle projectmanagement onderdelen.

Hoe creëer je een team?

Een GOED team ontstaat niet zomaar. Uiteraard is de aanwezigheid van de benodigde competenties, rolverdelingen en verantwoordelijkheden onontbeerlijk, maar snel daarna komt als basis onderling vertrouwen en transparantie. Dat ontstaat uitleg, benadrukken en uitleven dat je samen één lichaam bent. Benader dit niet te lichtvoetig maar draag het ook echt uit. Neem tijd voor mensen en luister ook echt naar ze. Veel mensen willen graag binnen een team werken omdat ze weten dat dit hen verder naar hun doel toebrengt. Toch zitten daar wel voorwaarden aan die op lange of korte termijn vervuld moeten worden. 

  1. Doel van team met verantwoordelijkheden
  2. Termijn van team samenstelling en uren (past het binnen huidige plannen/planning)
  3. Duidelijkheid positie/functie in team (Wat wordt van mij verwacht, wat breng ik mee)
    • Leiding en strategie
    • Mandaat
    • Analyse
    • Techniek
    • Ondersteuning
  4. Mogelijkheid tot wisselen positie,
  5. Is het doel van het team in lijn met hun behoefte.

Uiteraard kennen we onder meerdere soorten teams maar deze gelden in meer of minder mate voor elk team.

Binnen de huidige IT-markt moet je je onderscheiden om goede mensen binnen te houden, mensen verder brengen dat ze nu al zijn (ook investeren in de minder getalenteerde) en perspectief bieden op groeikansen. En een goede leider ziet de mensen groeien en beter worden dat de leider zelf.

Uiteraard zijn ook de “specials” nodig binnen een team, mensen die er automatisch bovenuit springen als dat nodig is. Mijn ervaring is dat het team er ook mee om kan gaan en het elkaar stimuleert zonder dat dit frictie veroorzaakt. Mijn ervaring in het aansturen van, en werken in, een groot team is de energie dit het geeft aan eenieder zolang de voorwaarde juist zijn.

Wat wil ik hier mee zeggen?

Ik ben voorstander en uitvoerder van een no-nonsense, resultaat gedreven management aanpak, waarbij relaties leggen, bruggen bouwen en procesmatig werken de uitgangspunten zijn. Maar ook vooral focussen om te werken als één lichaam, één team om te komen tot die resultaten. En ja, dat team bestaat uit bestuurders, management, beheerders, developers met elk hun eigen skills en verantwoordelijkheden. Eenvoudig??… Nee. Belangenverstrengeling??…soms, maar benadrukken van werken in team is bewezen effectief ook op langere termijn.

Over het IT-expert netwerk

Hello Professionals heeft met de grootste zorg de beste IT experts geselecteerd in verschillende expertises. Zeer ervaren IT-experts met diepgaande kennis en ieder in zijn eigen vakgebied. Onze IT experts zijn projectmatig inzetbaar voor korte en lange duur. Neem contact met één van onze collega’s en laat je verassen door onze IT-experts!